Frais professionnels en portage salarial : comment les optimiser ?

Les frais professionnels en portage salarial : de quoi s’agit-il ?

Les frais professionnels désignent les dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle, il s’agit de dépenses nécessaires à l’exécution de vos missions. Ces frais peuvent inclure des coûts de déplacement, d’hébergement, d’achat de matériel ou encore de formation. Dans le cadre du portage salarial, il est important de comprendre quels peuvent être ces frais et comment les optimiser afin d’améliorer votre rémunération. Ces frais peuvent être divisés en deux grandes catégories :

1. Les frais facturables au client

Certains frais peuvent être pris en charge par le client, dans le cas où ces dépenses ont été prévues dans le contrat de prestation. Elles seront alors intégralement remboursées par l’entreprise cliente. Il peut s’agir par exemple :

• Des frais de transport et des déplacements professionnels,
• Des coûts d’hébergement et de repas en mission,
• De l’achat de matériel spécifique demandé par le client.

Pour profiter de leur remboursement, c’est très simple : ces dépenses sont incluses dans votre facture, et une fois la facture réglée par le client, la société de portage vous reverse ces montants sans prélèvement de charges.

2. Les frais de fonctionnement

D’autres frais, bien que nécessaires à votre activité, ne peuvent pas être facturés directement au client. Ils peuvent cependant être déduits de votre chiffre d’affaires, avant le calcul des charges sociales, ce qui permet d’optimiser votre revenu net. Ces frais peuvent notamment comprendre :

• L’achat de matériel informatique (ordinateur, logiciels, imprimante),
• Les abonnements professionnels (logiciels, outils en ligne),
• Les frais de coworking ou de location de bureau,
• Les frais de téléphonie et d’internet liés à votre activité,
• Les dépenses destinées à améliorer votre visibilité,
• Les formations professionnelles et les certifications,
• L’achat de petit matériel (d’un montant inférieur à 500 €),
• et bien d’autres encore.

Comment déclarer et se faire rembourser ses frais professionnels ?

Maintenant que nous connaissons les deux principales catégories de frais, intéressons-nous aux modes de remboursement dont vous pourrez bénéficier dans le cadre du portage salarial.

La procédure de déclaration des frais

En portage salarial, la gestion des frais professionnels est souvent simplifiée grâce aux outils fournis par les sociétés de portage. Cependant, il reste essentiel de garder à l’esprit que chaque dépense doit être justifiée. Elle doit aussi respecter un certain cadre pour être acceptée. La déclaration des frais suit généralement ces étapes :

1. Vous remplissez un formulaire de déclaration fourni par la société de portage.
2. Vous transmettez les justificatifs associés (factures, tickets de caisse, notes de frais détaillées).
3. Vous envoyez votre demande avant la clôture mensuelle des paies.
4. La déclaration est validée par la société de portage et prise en compte dans votre bulletin de salaire.

Délais de remboursement et contrôles

Chaque entreprise de portage a sa propre politique de prise en charge des frais de fonctionnement. Il existe cependant un plafond à respecter, fixé par l’URSSAF, qui indique que la prise en charge ne doit pas dépasser 30 % de la rémunération brute versée.

Avant d’obtenir le remboursement de vos frais professionnels, les sociétés de portage effectuent un contrôle rigoureux des justificatifs afin de s’assurer que les dépenses sont conformes aux réglementations fiscales. Le délai de traitement varie selon la société, mais les frais sont généralement pris en compte dans le mois suivant leur déclaration.

Quels frais professionnels permettent d’optimiser son salaire net ?

En portage salarial, les frais professionnels non refacturables sont déduits avant le calcul des cotisations sociales. Cela signifie que ces dépenses réduisent la base de calcul des charges, augmentant ainsi votre revenu net disponible.

Pour y voir plus clair, voici un exemple concret :

• Vous générez un chiffre d’affaires de 5 000 € HT.
• Vos charges sociales sont de 45 %, ce qui équivaut à 2 250 €.
• Vous avez déclaré 500 € de frais professionnels non refacturables.
• Après déduction de ces frais, la base de calcul des charges passe à 4 500 €, et vos charges sociales diminuent à 2 025 €.
• Vous économisez donc 225 € grâce à vos frais professionnels.

Quels sont les frais qui peuvent vous permettre d’économiser le plus ? Parmi les frais professionnels éligibles, les dépenses les plus intéressantes sont souvent les suivantes :

• Les frais de formation (qui vous permettent d’évoluer et d’augmenter vos tarifs),
• Les outils numériques et abonnements (qui peuvent favoriser l’optimisation fiscale),
• Les frais de coworking (ce qui réduit le coût du télétravail).

Nos conseils pour bien gérer ses frais professionnels en portage salarial

Voici les trois conseils principaux qui faciliteront votre gestion des frais professionnels :

1. Anticipez vos dépenses pour que vos frais soient alignés avec vos revenus et optimisez leur impact fiscal.
2. Soignez votre comptabilité, conservez tous les justificatifs et classez-les méthodiquement.
3. Comparez les offres des sociétés de portage et optez pour la structure qui offre une gestion souple et avantageuse de ces frais.

Pour conclure sur les frais professionnels en portage salarial

En portage salarial, les frais professionnels sont un levier essentiel pour optimiser son revenu net. En comprenant quels frais peuvent être pris en charge et en les déclarant correctement, il est possible d’améliorer considérablement sa rentabilité. Le choix de la bonne société de portage est également déterminant pour maximiser ses revenus, certaines sociétés de portage offrant une gestion plus souple et plus avantageuse de ces frais.

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