Frais kilométriques en portage salarial : Tout ce qu’il faut savoir pour optimiser son revenu

Les frais kilométriques : une manière d’améliorer votre revenu net

Dans le cadre du portage salarial, il existe de nombreux frais professionnels pouvant être déduits du montant de votre chiffre d’affaires, avant l’application des charges sociales, ce qui permet d’augmenter votre revenu net. Parmi ces frais se trouvent les frais kilométriques. De quoi s’agit-il ?

Les frais kilométriques correspondent aux coûts engagés par un salarié porté lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements liés à son activité professionnelle. Il peut s’agir de déplacements professionnels (par exemple dans le cas des commerciaux), ou de trajets effectués du travail au domicile (sous certaines conditions). Ces frais incluent :

• Le carburant
• L’usure du véhicule
• Les besoins d’entretien et de réparation
• L’assurance de la voiture.

Point sur les frais refacturables et non refacturables

Lorsque l’on parle de frais professionnels (dont font partie les frais kilométriques), il est important de les distinguer selon deux types de frais :

• Les frais refacturables au client : parfois, les déplacements sont directement liés à une mission et ils ont été négociés avec le client avant de signer la mission. Ces frais peuvent être inclus dans la facture et seront remboursés intégralement par le client.
• Les frais non refacturables : ces frais concernent les déplacements nécessaires à l’activité (exemple : rendez-vous client, coworking) mais non facturés directement. Ils sont pris en charge par la société de portage, qui les rembourse après déduction des charges sociales.

Le barème kilométrique officiel : comment est-il calculé ?

Le remboursement des frais kilométriques en portage salarial doit respecter le barème kilométrique fixé par l’Administration fiscale. Le barème de l’URSSAF est mis à jour chaque année et prend en compte le nombre de kilomètres parcourus dans l’année, le type de véhicule (voiture, moto ou deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3) ainsi que la puissance fiscale du véhicule (son nombre de chevaux fiscaux).

Par exemple, pour un véhicule de 5 CV ayant parcouru 10 000 km, l’indemnité est calculée en multipliant le nombre de kilomètres par un coefficient spécifique. Il est essentiel de se référer aux barèmes en vigueur pour effectuer un calcul précis. Il faut savoir que pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

Ce système permet de compenser non seulement le prix du carburant, mais aussi l’usure du véhicule ainsi que certains frais annexes. Plus la distance parcourue est élevée, plus le montant remboursé est important.

Les conditions et modalités de remboursement des frais kilométriques

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il existe quelques modalités à respecter. Vous devrez notamment fournir différents documents à votre société de portage, parmi les suivants :

• Un carnet de bord ou un relevé de vos trajets mentionnant : la date du déplacement, le motif, la distance parcourue, le lieu de départ et d’arrivée.
• La carte grise du véhicule utilisé.
• Dans certains cas, les factures de carburant et d’entretien.

Déclaration des frais et délai de remboursement

Chaque société de portage a ses propres modalités concernant la soumission des frais professionnels. En général, les frais sont déclarés chaque mois à travers un formulaire en ligne ou par l’émission d’une note de frais. Dans la plupart des cas, le remboursement est intégré au bulletin de salaire du mois suivant

Quels sont les avantages fiscaux des frais kilométriques en portage salarial ?

Les frais kilométriques non refacturables sont exonérés de cotisations sociales lorsqu’ils respectent le barème fiscal. Cela signifie que la société de portage déduit ces frais du chiffre d’affaires avant application des charges, ce qui réduit la base de calcul des cotisations sociales.

Par exemple, pour un salarié porté ayant réalisé 5 000 € HT de chiffre d’affaires et ayant déclaré 500 € de frais kilométriques, la base de calcul des charges sociales passera de 5 000 € à 4 500 €. Le salarié porté peut ainsi économiser plusieurs centaines d’euros en charges sociales et impôts.

En plus d’être exonérés de cotisations sociales, les frais kilométriques ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ils ne sont pas considérés comme une rémunération supplémentaire, mais bien comme un remboursement des dépenses engagées pour l’activité professionnelle. Cela signifie que le consultant en portage salarial peut améliorer son revenu net sans que cela ait d’impact sur sa tranche d’imposition.

Conseils pratiques pour optimiser la gestion de ses frais kilométriques

Pour tirer pleinement profit de ces avantages, il est essentiel de :

• Déclarer tous ses déplacements professionnels en tenant un carnet de bord précis.
• S’assurer que chaque trajet est justifié et en lien direct avec l’activité professionnelle.
• Utiliser le bon barème kilométrique en fonction du véhicule utilisé.
• Vérifier les politiques de prise en charge des frais kilométriques auprès de sa société de portage, car toutes n’appliquent pas les mêmes règles.

Ces bonnes pratiques sont précieuses pour optimiser votre revenu net grâce aux frais kilométriques.

Pour conclure sur les frais kilométriques en portage salarial

Vous l’aurez compris, les frais kilométriques peuvent vous permettre d’optimiser vos revenus en tant que salarié porté. Pour cela, il est important de comprendre le barème de remboursement, de déclarer correctement ses frais et de choisir une société de portage qui facilite ces démarches et dispose d’une politique de prise en charge avantageuse.

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